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SmartWorking La tua azienda 24h/24h in tasca

 

LO SMARTWORKING

La situazione attuale impone questa modalità di lavoro e per questo le aziende sono spaventate. Non c'è stato il tempo di analizzare la situazione, di creare le giuste strategie e di dotarsi degli strumenti idonei per affrontare questa novità. E allora come si deve agire? Che scelte deve fare l'imprenditore oggi, per affrontare nel migliore dei modi questa crisi? In realtà, già da diversi anni lo Smart Working è adottato da molte aziende. E' fondamentale per prima cosa cambiare il proprio approccio di valutazione dei collaboratori sulla base di obiettivi e risultati. Facendo questo e dotandosi di giusti strumenti, il "lavoro agile" può portare dei grandi benefici alle aziende e la produttività delle stesse non viene intaccata, anzi, si hanno benefici da subito anche in termini di risparmio aziendale.

 

OK DOC   

ARCHIVIAZIONE DIGITALE DOCUMENTALE 

REPERIBILITA' DI TUTTI I TUOI DOCUMENTI

L’implementazione di una gestione digitale del flusso documentale è una delle chiavi di volta dell’incremento di efficienza delle aziende: tutti i documenti sono sempre disponibili, in tempo reale, in azienda o in SmartWorking. Che si lavori dall' ufficio o da casa, non fa alcuna differenza. Archiviare e ricercare documenti non è mai stato così semplice e veloce. Con il nostro sistema di archiviazione Documentale condividiamo documenti, gestiamo revisioni e processi di approvazione, proteggendo i dati ed eliminando fino al 90% di carta 

NOTIZIE FLASH:

In Italia il 50% delle pagine stampate è inutile. (CNIPA)

Ogni persona in azienda spende in media circa 2 ore per cercare documenti (GARTNER)

Il 25% è la percentuale dei documenti Cartacei in azienda che sono mal riposti e non verranno mai ritrovati (POLITECNICO) 

I vantaggi di un sistema di Archiviazione Documentale sono molti, eccone alcuni:

Riduzione dei tempi decisionali

Semplificazione delle procedure

Recupero di personale per attività più produttive

Riduzione del cartaceo nei processi documentali

Miglior condivisione delle informazioni e consultazione dei documenti

Rispetto delle normative vigenti nella conservazione dei documenti

Riduzione dei costi diretti e indiretti: preparazione, classificazione e trasmissione

Riduzione dei costi visibili (spazi,archivio) e invisibili (tempi di ricerca e archiviazione)

Sicurezza: il documento è accessibile solo al personale autorizzato 

DI COSA SI TRATTA

Non è la sola creazione di documenti digitali o la semplice facilitazione che deriva dal ricercare documenti specifici all’interno di un archivio dedicato: non è pertanto quanto potrebbe essere fatto semplicemente in cartelle tramite un pc.                                    Grazie ad un accurato sistema di indicizzazione e di classificazione, è possibile catalogare i documenti in modo univoco, creando relazioni fra più documenti in base alle caratteristiche ad essi assegnate.Da ciò deriva senza dubbio una vantaggiosa condivisione dei documenti creati da tutti gli utenti che utilizzano la stessa piattaforma. E' capitato a tutti di ricercare documenti archiviati da altri , che si rivelano introvabili o non attendibili a causa di catalogazioni effettuate con parametri personali o addirittura a causa della creazione di più versioni parallele di un determinato file, senza riuscire a comprendere qual è il più aggiornato.Ciò comporta un’elevata perdita di tempo e la diminuzione di attendibilità del lavoro prodotto! Queste situazioni non accadranno più, grazie all’unicità assegnata automaticamente dal documentale a ciascun documento prodotto. In base alle normative vigenti, è possibile gestire e conservare in modo completamente informatizzato documenti aventi rilevanza ai fini tributari. Questi documenti possono essere conservati su supporti informatici e tale forma di conservazione ha piena validità anche ai fini fiscali, ed è perciò sostituta a tutti gli effetti della copia cartacea. Per intraprendere la strada della conservazione sostitutiva l’azienda dovrà attuare alcune operazioni che conferiscano ai documenti autenticità e integrità nel tempo. 

ARCHIVIAZIONE UNIVOCA

Alcuni dei vantaggi della conservazione sostitutiva possono essere identificati in termini di spazio, di costi di archiviazione e di riduzione dei costi di manutenzione dei sistemi di stampa.Con O.K. Doc è possibile, attraverso un’implementazione del software, inserire il modulo che consente di attuare tutte quelle chesono le procedure per la conservazione sostitutiva a norma di legge. 

IL WORK FLOW

Il Workflow è la sequenza di fasi, attività e decisioni legate tra loro, che definiscono un processo aziendale. Questa funzione permette l’automatizzazione di processi che implicano il passaggio di dati e documenti fra reparti aziendali, garantendo il rispetto dei livelli di approvazione nonché il collegamento di utenti distanti tra loro. Flessibilità di gestione dei documenti, in quanto digitali Possibilità di creare flussi documentali monitorando passo - passo tutta la vita del documento (chi deve fare cosa e quando) Semplificazione della pianificazione con conseguente miglior controllo dell’intero processo. La perdita di un attività assegnata o di un lavoro, grazie al workflow, farà parte del passato. Grazie all’implementazione di O.K. Doc e all’inserimento di questo modulo, si avrà il monitoraggio completo di qualsiasi operazione all’interno della realtà aziendale.

 

OK VISUAL

NUOVI MONITOR TOUCH INTERATTIVI PER LE AZIENDE

La famiglia OK Visual è composta da touch monitor professionali in alta definizione e alta precisione, progettati per garantire un'interattività multi tocco, dinamica, fluida e precisa. Android integrato trasforma OK Visual in un tablet di grandissime dimensioni. L'interfaccia utente è intuitiva e consente l'utilizzo immediato anche ad utenti non esperti. I touch monitor OK Visual offrono un'interfaccia grafica semplice per condividere, collaborare e comunicare. Una lavagna infinita e condivisibile, dotata di grande connettività e che consente di sincronizzarsi con con i tuoi account Cloud in modo da poter lavorare ovunque in qualsiasi momento. Quando parte dell'azienda è in Smart Working e parte in sede, può essere necessario fare riunioni per condividere dati, decidere strategie e collaborare. Per agevolare questi processi apparentemente complessi, può essere utile avvalersi di uno strumento innovativo, potente e semplice da utilizzare.

 

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