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Xara - Reception Virtuale -

XARA: IL SOFTWARE CHE TRASFORMA LE MULTIFUNZIONI    IN DIPENDENTI virtuali

 Xara rivoluziona i sistemi multifunzioni Utax: 4 nuovi dipendenti inclusi nel canone di noleggio

Mai più come prima! Con il software Xara la tua multifunzione Utax non sarà solo un semplice sistema di stampa o di scansione ma diventerà un nuovo membro del tuo team, ad un costo irrisorio.

Xara rivisita il concetto di stampante multifunzione apportando delle vere e proprie migliorie e implementazioni funzionali al sistema.

 

LA TUA STAMPANTE MULTIFUNZIONE PUO' FARLO? 

Possiedi già una multifunzione che, oltre a stampare e mandare fax o scannerizzare, accoglie i tuoi ospiti, gestisce i tuoi dipendenti (anche in smart working), crea reportistiche per l'ufficio del personale, organizza i tuoi appuntamenti, misura la temperatura, avvia il riconoscimento facciale, invia documenti, gestisce le code, apre le porte o attiva i tornelli?

Utax ce l’ha! Si chiama Xara, il software che fa di un semplice multifunzione un dipendente virtuale che, in totale sicurezza igienico/sanitaria e conforme con le norme GDPR, diventa un vero e proprio assistente virtuale.

Xara è un software che ti offre la possibilità di istallare, all’interno del tuo multifunzione Utax, fino a 4 moduli di implementazione, per di più personalizzabili, per la: GESTIONE DIPENDENTI, GESTIONE OSPITI, DISTRIBUZIONE DOCUMENTI, GESTIONE CODE E APPUNTAMENTI che insieme al termoscanner misura anche la temperatura e gestisce la sicurezza del tuo ufficio riconoscendo l’utente con la mascherina o senza.

Ma approfondiamo meglio ogni modulo e cerchiamo di capire le nuove funzionalità che Xara offre a tutti i suoi clienti:

 

 

1-MODULO GESTIONE DIPENDENTI

4 DIVERSE TIPOLOGIE PER REGISTRARE I TUOI DIPENDENTI, SCEGLI QUELLA CHE PREFERISCI

 

INGRESSO CON PIN PERSONALE

Tieni traccia dei tuoi dipendenti facendoli registrare direttamente dal pannello del tuo multifunzione.

Inserendo un Pin personale, Xara riconoscerà il dipendente e registrerà gli orari di ingresso e uscita inserendoli in un Database che potrai visualizzare in tempo reale.

A fine mese, esporta questi dati in un comodo file excel, aggiungi le tue annotazioni e invialo a chi si occupa delle buste paghe.

INGRESSO CON BADGE O SMARTPHONE

Hai capito bene: dotiamo i tuoi dipendenti di un badge di riconoscimento o se già presente in azienda sfruttiamo quello esistente. Basterà avvicinare il Badge o il loro Smartphone (se dotato di tecnologia NFC) e il gioco è fatto. Sarà Xara a riconoscerli e registrarli all'interno del Database.

WEB APP PER I LAVORATORI NON IN SEDE

Hai dipendenti che lavorano da casa? Vorresti avere anche il loro registro presenze anche se non presenti in ufficio? Dotiamo di una Web App i tuoi dipendenti i quali accederenno a inizio e fine lavoro (anche in pausa se lo desideri) per registrare la loro attività. La Web App se lo desideri potrà anche Geolocalizzare il dipendente. Basterà raccogliere il consenso informato di questa iniziativa da parte del lavoratore. Ecco che avrai un registro completo con le specifiche di chi ha lavorato in presenza e chi in Smart Working.

RICONOSCIMENTO FACCIALE (TERMOSCANNER)

Se deciderai di inserire nel tuo pacchetto anche il Termoscanner, potrai sfruttare la fotocamera dello stesso, oltre che per misurare la temperatura e controllare l'utilizzo della mascherina, anche per creare un archivio biometrico. Proprio come il tuo Smartphone riconosce il tuo viso, Il termoscanner riconoscerà il dipendente e registrerà entrate e uscite.

 

2-MODULO GESTIONE OSPITI

ANCHE IN QUESTO CASO SCEGLI TRA LE 3 TIPOLOGIE DI REGISTRAZIONE CHE TI POSSIAMO OFFRIRE

 

Registrazione Istantanea 

Pre-registrazione in fase di presa appuntamento 

Pre-registrazione via web


REGISTRAZIONE OSPITI  ISTANTANEA

Quando un ospite arriverà in azienda sarà ricevuto dal Monitor interattivo di Xara che gli spiegherà come registrarsi tramite il pannello del Multifunzione.

Xara chiederà all’ospite di inserire NOME – COGNOME – AZIENDA per registrarlo all’interno del suo Database, che, essendo la raccolta dei dati in digitale non potrà mai vedere gli altri ospiti registrati precedentemente come spesso capita nel "classico registro cartaceo sulla Reception" e quindi rispettando le attuali normative sulla Privacy. (GDPR) 

Fatto questo sarà sempre Xara a chiedergli con quale reparto ha appuntamento e  con quale persona. L’ospite dovrà quindi selezionare reparto e persona.

Il gioco è fatto! Sarà Xara ad avvisare l’ospite che la registrazione è avvenuta con successo e che abbiamo già provveduto ad avvisare del suo arrivo. Il Software di Xara invierà una mail al reparto o persona selezionata avvisando che l'ospite è arrivato in Reception e registrerà i suoi dati nel Database Ospiti e stamperà per l'ospite il materiale che desidererai fornirgli.

COSA STAMPA PER GLI OSPITI

Tutto quello che desideri: il pass aziendale personalizzato con nome, cognome e azienda, la piantina di evacuazione della struttura, la mappa per raggiungere l’ufficio con cui hai appuntamento, la password della wi-fi per gli ospiti, una comunicazione, la tua pubblicità aziendale o l’informativa alla privacy.

Scegli tu…devi solo dirci cosa vuoi consegnare al tuo ospite. A proposito, se hai deciso di inserire anche il termoscanner nel tuo pacchetto, potrai anche stampare un badge/pass per il tuo ospite con la sua foto.

PRE-REGISTRAZIONE

Desideri pre-registrare i tuoi ospiti in fase di appuntamento? Potrai fornirgli un PIN in fase di presa appuntamento in modo che all’ingresso dovrà solamente inserire il suo PIN. Il Software assocerà il PIN all’ospite avvisando, la persona con la quale ha l’appuntamento, del suo arrivo o, in abbinamento con il Modulo gestione Code, verrà stampato un progressivo numerico per indirizzarlo ad un ufficio/sportello. Rimangono sempre valide tutte le funzionalità della registrazione istantanea.

 

PER TUTTI GLI ENTI O UFFICI APERTI AL PUBBLICO

Possiamo fornirti una pagina web dove il pubblico potrà fissare un appuntamento, secondo le indicazioni che ci fornirai. L’utente vedrà le disponibilità degli uffici e degli orari. Una volta schedulato l’appuntamento l’ospite riceverà una mail di conferma con un PIN o un QR Code o un Barcode che all’ingresso in azienda gli permetterà la registrazione immediata.

Anche questa volta, potremo avvisare direttamente l’operatore che dovrà riceverlo o gestire le presenze tramite un progressivo “salta coda”.

 

 

3-MODULO DISTRIBUZIONE DOCUMENTI 

Decidi quali documenti mettere a disposizione dei tuoi dipendenti / clienti (Buste Paghe - Avvisi -Certificati - Ricette mediche - Referti....)

Assegna un PIN per il ritiro della stampa o assegna un Barcode o QR Code all'utente / dipendente

Il possessore del PIN o del Barcode / Qr Code recandosi al Multifunzione potrà ritirare il Documento stampato che avrai deciso di condividere.

Sempre in modo conforme alle norme sulla privacy e in totale riservatezza, Xara divulgherà all’ospite o ai dipendenti i documenti riservati solamente a loro.

Hai necessità di consegnare a mano le buste paghe ai dipendenti? Ecco la soluzione automatizzata !

Sei un ente e vuoi far ritirare un certificato al tuo utente? Ecco la soluzione giusta!

Sei in ambito sanitario e devi consegnare referti, ricette mediche o prescrizioni? Ecco la soluzione che ti farà risparmiare tempo!

Pensa alla tua struttura e a come potrebbe tornarti utile una soluzione del genere, noi non abbiamo limiti nella realizzazione.

 

 

4-MODULO GESTIONE CODE E APPUNTAMENTI

L'ospite, recandosi alla Reception Utax (il tuo multifunzione), selezionerà lo sportello/ufficio per cui desidera mettersi in coda e gli verrà stampato un numero progressivo con un messaggio pubblicitario o una comunicazione / istruzioni personalizzabili. Perchè chi attende... legge quello che ha in mano!

Quando l'operatore sarà libero chiamerà il numero successivo tramite un pulsante che farà avanzare il contatore o, in uffici più numerosi, tramite un software ad hoc che incanalerà le code agli sportelli / uffici secondo regole ben precise.

Se abbinato al modulo di gestione appuntamenti tramite Web o Pin, il Software registrerà l'arrivo della persona con i dati inseriti preventivamente in fase di presa-appuntamento dando la possibilità di creare un database degli appuntamenti e di avvisare l'ufficio competente dell'arrivo della persona.

DECIDI TU COSA IMPLEMENTARE E QUALI FUNZIONALITA’ NUOVE INSTALLARE

Potrai decidere di installare da 1 a 4 moduli basandoti sulle tue esigenze e quelle del tuo ufficio.

Potrai implementare:

La sicurezza aziendale con una lista ospiti e la loro identificazione, la durata del loro incontro con i tuoi dipendenti, la loro temperatura corporea, l’entrata e l’uscita dei visitatori sempre in linea con le norme sulla privacy.

Hai necessità di evacquare l'ufficio ? Avrai sempre a disposizione e in tempo reale i dipendenti presenti e gli ospiti (anche dove sono in questo momento) per ottemperare alle norme sulla sicurezza aziendale.

Queste implementazioni sono state pensate soprattutto in virtù della situazione di emergenza sanitaria attuale e del dovuto ampliamento delle norme di sicurezza aziendali e igienico sanitarie.

Potrai implementare la gestione dei tuoi dipendenti monitorando le uscite e le entrate degli stessi, anche se in smart working attivando la geolocalizzazione. Potrai inviare, direttamente dal multifunzione, avvisi, documenti, reportistiche all’utente di riferimento o al tuo ufficio buste paghe.

Scegli tu quale dei questi moduli fa al caso tuo e della tua impresa, non dovrai fare altro che implementare il tuo multifunzione Utax con il software Xara.

UNA SOLUZIONE CHE FA TUTTO !

Non dovrai comprare totem a parte, ma solo quello per la gestione degli ospiti. Non  dovrai assumere una receptionist che accolga i vistatori e distribuisca documenti, né avrai bisogno di un’ulteriore dispositivo per le timbrature dei dipendenti: Fa tutto il tuo multifunzione Utax!

E’ tutto automatico, facile da usare, smart e soprattutto sfrutta la semplice tecnologia dello stesso sistema di stampa senza particolari strumenti da integrare se non un semplice termoscanner, se lo vorrai, e un monitor che potrai gestire come vuoi tu e secondo le tue esigenze.

 

 QUI PUOI SCARICARE LA BROCHURE DI XARA